Chartfields
圣何塞州立大学必须跟踪和报告每个财政年度的收入和支出
(七月至六月). 我们用加州州立大学的账户追踪这些货币交易
会计科目表,包括六个图表字段.
介绍
- What are chartfields?
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查菲尔德是允许大学报告其财务活动的系统代码 to the CSU Chancellor's Office.
校园部门将使用以下图表字段来管理他们的预算,收入, 和费用:
- 账户
- 基金
- 部门
- 程序
- Class
- 项目
这些代码将在下面详细讨论.
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- How are chartfields used?
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Required Chartfields
大多数事务需要三个图表字段.
- 账户 - 基金 - 部门ID
这些必需的代码告诉我们交易的性质,资金来源是 使用过,以及它所属的部门.Optional Chartfields
部门还可以使用可选的图表字段来跟踪唯一的活动,例如:
- 程序 - Class - 项目
这些可选代码允许校园为unique添加额外的报告级别 校园活动,如菠菜网lol正规平台在线,菠菜网lol正规平台关怀,建设项目等等 其他未包括在账户、基金、 and 部门ID.
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- Where can I find chartfields?
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罚球
当您处理金融交易时,您将在我们的罚球系统中看到图表字段。 比如申请单、报销单和转账单. 您可以在提交交易之前搜索适当的代码.
慢性疲劳综合症
当您运行报告或调和ProCard/GoCard时,您将在慢性疲劳综合症中看到图表字段 声明.
慢性疲劳综合症 Data Warehouse
慢性疲劳综合症数据仓库是一个报告系统,显示您的交易细节的基础上 on your chartfields. 这是了解部门财务状况的有力工具 活动.
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- How can I request a new chartfield?
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校园可以在需要时请求新的图表字段
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Chartfield代码
- 账户
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的 帐户代码 告诉我们交易是费用还是收入. It also identifies spending 分类,如工资、设备、差旅、办公用品、软件等.
的 帐户代码 is six digits 长. 第一个数字告诉我们……的性质 the account activity:
- 1:资产
- 2:负债
- 3 & 4:股票
- 5:收入
- 6:费用
大多数部门都有各种各样的报销活动. An example of this is expense account 660003. 一些部门将收取税收. An example of this 收入账户是502804特别会议注册费吗.
对于费用活动,我们鼓励您从我们的 账户 Definitions 页面. 使用准确的账户代码将帮助你更好地了解你的财务活动.
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- 基金
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的 基金代码 告诉我们资金来源,如国家支持,捐赠奖学金,或机票 销售. 的 基金代码 is five digits 长. 一些基金全年都有收入,而其他基金则会收到 每一财政年度的预算拨款.
请记住,每个资助类别都有自己的一套目的规则, 什么是可以购买/支付的,以及可以收取的收益类型.
For more information, see 基金类型.
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- 部门ID
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的 department id code (或DeptID)标识具有财务活动的部门或单位. 部门 包括学术、行政和学生服务. 的 Dept ID is four digits 长.
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- 程序
- 的 程序代码 用于定义需要跟踪报告的正在进行的一般活动 purposes or campus policy. 这方面的一个例子是识别一个学期的程序代码: 100 fall and 103 summer. 程序代码是三位数长.
- Class
- 的 类代码 允许我们跟踪任何特殊的成本报告需要校园部门或其他组织 单元可能有其他图表字段不满足的条件. 的 类代码 is four to five digits 长.
- 项目
- 的 项目代码 用于识别具有严格开始和结束日期的活动,例如建设 项目. 它还用于识别应该自动处理的费用交易 invoiced to auxiliary organizations; this is known as 成本回收. 项目代码有5到11个字母数字字符.
How to use a Chartfield
- Example 1 Office Supplies
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社会科学学院正在为他们的复印机购买打印纸. 为代价 是按660003 - 70000 - 1124收费吗.
的y are going to use:
- 帐户660003用品和事务
- 基金 70000 CSU Operating 基金
- 社会科学院1124系
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- Example 2 Construction 项目
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设施部门正在采购与斯巴达体育场翻新有关的用品. 的 费用将记至660916 - 70000 - 1172 - 10025.
他们将使用:
- 帐户660916建筑物维护和修理
- 基金 70000 CSU Operating 基金
- Dept ID 1172 Facilities Development & 运维
- 项目10025斯巴达体育场照明工程
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- Example 3 教师 Research
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某教员想购买专门的设备以支持他们的研究. 他们的费用 will be charged to:
619001 – 70031 – 1607 – A1867 – R04.他们将使用:
- 帐户619001非教学设备
- 基金70031研究奖学金及创意活动
- Dept ID 1607 Biomedical 工程
- A1867级博士. 陈
- 程序 R04 RSCA Seed Grant
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- Example 4 Course Fee Revenue
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的 College of Health & 人文科学为他们提供了特别的会议课程 理学硕士,护理,集中在家庭护士执业计划. 的 收取的注册费将邮寄到502804 - 48110 - 1118 - 100.
他们将使用:
- 帐目502804税区特别会议
- 基金 48110 PaCE Health & 人文科学
- Dept ID 1118 Nursing
- 程序 100 Fall
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