促使付款 常见问题解答

• Commodities 和 Services
• Procurement Requests
• 支付供应商
• Procurement Credit Cards

Commodities 和 Services

办公用品

• 员工可以用我们的订书钉折扣购买个人办公用品吗?
  • Yes, Staples has a CSU员工的折扣计划.

标记

• 教职工的徽章可以报销吗?
  • • 从教师母校购买的徽章被视为礼物，只能 由信托基金或辅助基金支付. 这种情况下的王权是特定的 给个人使用，不能被其他人使用这就是为什么它被认为是 一份礼物. A 招待费用证明表格[pdf] will be required.
       
    • 如果购买了上海外国语大学的徽章，将被存放在一个部门，并由教师借用 在活动上穿，然后用犯罪现场调查组的运营资金购买.

家具

• 这件东西算是家具吗?

  • 家具 can include:

    • 表
    • 桌子
    • 办公椅
    • 沙发
    • 书架
    • 文件柜
    • 重量超过400磅的物品.
    • 高度超过5英尺9英寸的物品

    购买家具通常需要FD&O检讨以确保符合许可证规定. 更多信息请参见 FD&采购产品O的固定装置，家具和设备 页面.

餐饮 & 热情好客

• 我可以做食物给我的学生吃吗?

  • 我们不建议员工为他们的学生做食物. However, if it is 如果合适的话，员工就可以准备食物了 后 他们参加了食品安全处理课程. 请联系 风险管理.

• 上海外国语大学有首选的餐饮承办商吗?
  • 是的，我们建议各部门使用 斯巴达人吃 餐饮.
• 我可以使用斯巴达人吃以外的其他餐饮业务吗?
  • 斯巴达人吃 有幸在上海大学提供第一份餐饮服务报价 校园. 当斯巴达人吃无法满足请求时，可能会使用其他提供商， 或者经过善意的努力，无法获得一份可接受的菜单. 看到 Master Caterers List 查阅经批准的酒席承办商名单.

    
    如果使用外部餐饮服务商，请提供报价的副本 斯巴达人吃 提交付款请求时.

• 什么是主餐单 & where can I find it?
  • 的 Master Caterers List 向各部门提供有关当地餐饮供应商的信息 符合菠菜网lol正规平台的保险和健康许可要求. This list is only accessible to 菠菜网lol正规平台 employees.
• 这算是好客吗??

  • 招待费是指提供食品、饮料等与支出有关的费用 为促进和深化传教使命而举办的活动和特别活动 of 的 university. 请参阅 热情好客 Guidelines [pdf] for more information.

• 我什么时候需要提交招待费用证明表?

  • A 招待费用证明表格[pdf] 所需经费用于所有招待费，包括提供食品、饮料、 与商品相关的活动或特殊事件，促进和进一步 mission of 的 University.
    
    所有的招待费用证明表格必须包括:

    • 报价、发票或收据原件.
    • Names of attendees.
    • Date, time, 和 location.
    • 费用的商业用途.
• 什么时候我需要提交一份议程作为备份文件?

  • 当你有一个长时间的会议时，你必须提交一份议程 一段时间，包括工作餐.

    我们需要证明膳食是业务功能的组成部分，例如 as:

    1. 在用餐期间安排了发言人的会议.
    2. 与会者在用餐时间工作的会议.
    3. 与专业发展培训有关的活动.
    4. 对参与者来说太费时或干扰的情况 吃顿饭或离开会议地点.
    5. 官方活动，仪式活动，筹款活动，运动会，还有 可被视为与业务有关的社区活动 提供.

服务请求

• 我可以自付服务费吗?

  • 不，大学必须满足所有服务的税收和保险要求.

     

Procurement Requests

Choosing a Supplier

• 我可以和XYZ公司做生意吗?

  • 我们将尽力满足从特定客户处采购物品/服务的要求 供应商，但我们必须遵守州和联邦招标要求并建立 在部门采购货物或服务之前与供应商签订的合同. 供应商 还必须 板载 透过“付款工场”系统.

• 如在填报填报表格中找不到公司/个人名称，应怎么办?

  • 请参阅我们的教程 申请新的供应商[pdf].

• 我有一个新的供应商，我想用我的申请单或直接付款，但是他们 不想注册“付款工场”. What should I do? 

  • 请联系 的 供应商维护协调员.

• 供应商加入菠菜网lol正规平台需要什么?

  • 供应商必须能够提供:

    • Contact information.
    • Remittance address.
    • Tax identification number.
    • ACH付款的银行信息(如适用).

    我们也鼓励供应商自愿提供统计数据和州/联邦 认证.

• 如何更新供应商的地址?

  • 这取决于供应商是否已经注册并创建了一个帐户 with PaymentWorks.

    如果供应商有PaymentWorks账户:

    • 供应商 should sign into 的ir account 并添加或更新其汇款地址.

    
    如果供应商没有PaymentWorks账户:

    • You can 提交一个n invoice with 的 new address; or
    • 您可以发送电子邮件请求到 Supplier Maintenance. 您必须包括供应商的备忘录，以验证新地址.

从小型企业订购

• 什么是SB/MB/DVBE认证?

  • 这是一个授予企业优先地位的认证过程 合同.  

    的 acronyms st和 for:

    • SB = Small 业务.
    • MB = Micro 业务.
    • 伤残退伍军人企业.
• 为什么国家机构必须购买货物 & services from SB/MB/DVBE? 
  • 加州要求所有的州机构(和csu)积极追求 实现小企业和残疾退伍军人企业采购/承包 participation goals. 
• 如何选择SB/DVBE供应商?

  • Two possible answers below:

    1. 您可以通过以下网站寻找SB/DVBE供应商 加州电子采购门户网站. 根据输入信息的方式，您可能会得到不同的搜索结果 (i.e. “国旗”和. “flags”, “print” vs. “打印”).
       
       对于认证状态，点击“查找所有公司和认证的状态” 申请人.”
       
       
    2. 你可以联系 某人/ DVBE倡导者 如果您需要帮助寻找SB/DVBE供应商.

请购单

• 我应该在申请单上加税还是加运费?
  • • 不需要包括税.
    • 只有在200美元或以上的情况下才需要包括运费.

    买方或合同专家将审核报价并更新采购订单。 根据需要.
    我如何知道我的采购订单已被处理?
    
    PO发出后，你会收到一份PO的复印件. Check 的 requisition in 它将列出您的PO号码，当它变得可用.

• 如果报价有分项行，我可以将其合并为一行用于申请单吗?

  • In most cases, no. 的 征用 需要逐项列出，以便与供应商的报价相匹配.

    如需多页复杂报价，请联系strategicsourcing-c-ps@glass-ink.com.

• 我可以提交申请变更单吗?
  • No, you can only 提交一个 Change Order for a purchase order; not a requisition that has not been issued a PO.
    
    要更新申请单，请联系指定的买方或合同专家 应你的要求讨论你的情况. 
• 我什么时候可以提交下一财政年度的货物/服务申请?
  • Typically, you can submit 请购单 下一财年的预算将于六月中旬公布. Please refer to 的 Fiscal Year End Deadlines 每年四月左右发布.

采购订单

• 我如何知道我的采购订单已被处理?
  • PO发出后，你会收到一份PO的复印件. Check 的 requisition in 罚球 当它可用时，它会列出您的订单号.
• 我怎么知道我的PO余额是多少?
  • 有多种方法可以查看您的采购订单余额，包括 慢性疲劳综合症 和 数据仓库. 请参阅 采购订单活动[pdf] tutorial to get started. 
• 如何更新或关闭采购订单?
  • 您将需要在中完成PO更改订单请求 罚球.
• 我可以在哪里取得采购订单的副本? 
  • 登录到 罚球，查找您的申请单，然后单击文档检索.
• 如果我对我的采购订单有疑问，我应该联系谁?
  • 你可以联系 的 买家 or Contract Specialist that processed your order.

支付供应商

发票

• Where do I send invoices?

  • 提交发票的方法如下:

    • Email 的 invoice to supplier-invoices@glass-ink.com
    • 上传和提交发票使用 http://einvoice.glass-ink.com/
• 如果我没有建立采购订单，我如何处理发票?
  • This is not allowed. 看到 Confirming Order Policy.
• 我什么时候需要提交通用发票?
  • A Generic invoice [pdf] 如证明文件不能提供足够的资料以供处理，是否需要 的 payment request. 虽然这通常适用于那些没有能力的人 提供发票，大多数公司都会开具发票.
• 我供应商的发票现在是什么状态?

  • 请参考以下教程之一来检查您的PO活动或状态 of a direct payment:

    • 采购订单活动[pdf]
    • 付款状态-直接付款凭证[pdf]
• 我两周前提交了发票. Why hasn't it been paid?
  • • 对于采购订单发票，我们的付款期限是自发票之日起45天.
    • 对于直接付款凭证，处理时间为10个工作日.
      
      当我们在等待部门或供应商的行动时，可能会发生付款延迟. 如有疑问，请与 Payment Services Specialist assigned to 的 invoice. 
• 我在提交电子发票的时候看到了确认页面. How can I be certain it 是上传?

  • 要验证您的发票已提交给付款服务，请查看您的“文件” 中的“检索”按钮 罚球.

    发票文档将显示为“AP PO发票”，以及诸如 发票号码，发票日期和提交日期.

支付 

• 我如何知道付款是否已发出?

  • 请参考以下教程之一来检查您的PO活动或状态 直接付款/报销的:

    • 采购订单活动[pdf]
    • 付款状态-直接付款凭证[pdf]
    • 付款状况-发还凭证[pdf]
• 支票签发后，我们可以要求取消吗?
  • 是的，如果支票没有兑现，我们可以取消支票. 请联系 Payment Services.
• 供应商需要重新开具支票，我是否需要重新提交发票?
  • 不，不需要新的发票. Email a request to 的 Payment Services Specialist 用于作废和重新签发的支票.
• 供应商只接受信用卡，但商品不允许出现在ProCard上. What should I do? 

  • Submit a 征用 in 罚球.  

    在标题注释中，说明供应商只接受信用卡付款. 买方可以代表你方付款.

    除非买方另有指示，否则选择“供应商TO BID”作为供应商.

收据

• 为什么我需要在中心输入收据? 
  • 采购订单上订购的有形货物必须有中心收据. 例子 有形物品包括书籍、电脑和家具.
• 我如何处理收据或在中心接收货品?
  • 请参阅 慢性疲劳综合症 收据 Tutorial [pdf].
• 我可以接受部分订单吗? 
  • 是的，您可以为收到的货物输入收据. 当你收到剩下的 订单，然后为项目的余额创建一个新的收据.
• 我尝试在慢性疲劳综合症中收货，但是没有收货.
  • 如果您收到付款服务的通知，要求您在中心收款 而你却无法联系 FinanceConnect for fur的r assistance.

Procurement Credit Cards

ProCard

• Who can be issued a ProCard?

  • 一般来说,一个 ProCard 在每个部门的员工完成一份 ProCard/GoCard申请表格. 如需要多张ProCard，请联络 ProCard Coordinator to request an exception.  

    注:procard不发给有MPP(管理人员计划)的员工。 分类.

• 我怎样开一个ProCard帐户?
  • Finance Training 必须在申请ProCard. 一旦训练完成，请 提交一个 ProCard/GoCard申请表格. 
• 我如何更新我的ProCard帐户?

  • 请提交 ProCard/GoCard更新表格[DocuSign] 以下情况:

    • 调到一个新部门
    • 更新持卡人姓名
    • Need to close account
    • New Approving Official
    • Update default chartfields
    • Change spending limit
• What are my ProCard limits?

  • 您可以查看您的ProCard限制通过 U.S. 银行 Access Online. 请联系 的 ProCard Coordinator 如果您需要帮助设置在线访问.

• 我怎样才能增加我的信用卡限额?

  • 对于临时的ProCard增加，持卡人的审批官员可以发送一份 email request to 的 ProCard Coordinator. 如需永久增加，请提交a ProCard/GoCard更新表格[DocuSign].  

• 我可以用卡购买什么?

  • Please visit 的 促使付款 Guidelines 和 菠菜网lol正规平台 ProCard Guide [pdf] 查看可以用ProCard购买的物品清单.

    如果您对未列出的内容有疑问，请联系 FinanceConnect.

• 我可以用ProCard支付软件或在线服务吗?

  • 不能，软件和在线服务不能用ProCard购买. 请提交 a 征用 in 罚球  和一个 技术征用影响评估表格.

• 我如何完成我的ProCard对账?

  • 的说明 ProCard/GoCard对账[pdf] 教程来完成ProCard对账. 

    You may also attend 的 ProCard/GoCard对账工作坊 获取过程的现场演示. 我们建议您订阅 FinanceConnect blog 因此，当会话可用时，您可以接收通知.

• 为什么我需要提交收据?

  • 收据作为费用的备份文件，并与大学校核 政策. 收据应逐项列出，并注明付款证明. 收据 are also required during an audit.

• 如果我丢了收据该怎么办?

  • Please complete a 收货证明书[pdf] 并将其包含在你的ProCard声明中. 

• 即使我没有购买任何物品，我是否应该每个月查阅中心的新交易 和我的ProCard一起?

  • Yes, you should check 慢性疲劳综合症 即使您在结算周期内没有进行任何购买，每月也要进行:

    • 您的账户上可能存在欺诈性收费，需要进行争议.
    • 交易可能记录在与预期不同的结算周期中.
• 我如何对我的信用卡上的欺诈交易提出异议?

  • 请联系 U.S. 银行拨打(800)344-5696对欺诈性收费提出异议. 包括 在你的ProCard语句的评论部分的注释 慢性疲劳综合症 这一指控与美国政府存在争议.S. 银行.

GoCard

• Questions about GoCard?
  • 请参阅 GoCard Guide [pdf] 查看有关卡计划的信息. 没有找到的问题的答案 手册可以用 GoCard Coordinator.
• What are my GoCard limits?
  • 每个持卡人每个结算周期有1万美元的信用额度. However, to reduce 的 信用风险敞口，如果信贷不经常使用，限额可能会降低.
• 我可以用GoCard支付什么?
  • 请参阅 GoCard Guide [pdf] 查阅GoCard的容许开支清单. 如果您对费用不确定，请联系 的 GoCard Coordinator.
• 我们采用哪种方式获取会员资格?
  • 会员费可以使用 ProCard, 直接支付, or 征用. 的 GoCard 如会籍与活动注册费一并缴付，是否可使用.
• 为什么我需要提交收据?
  • 收据作为费用的备份文件，并与大学校核 政策. 收据应逐项列出，并注明付款证明.  收据 are also required during an audit.
• 如果我丢了收据该怎么办?
  • Please complete a 收货证明书[pdf] 并将其包含在您的GoCard对账单中.