采购订单申请单
申购是代表客户正式请求服务或产品的过程 your department. 申请单的审核和处理由 Procurement Services and Contract Services.
Plan Ahead
- 哪些产品/服务需要申请?
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您需要提交以下申请:
- 有条款和条件的产品/服务.
- 合同、协议和谅解备忘录 需要上海大学的签名.
- 资讯科技软件(包括免费软件).
- 在校园内提供的服务.
- Customized products.
- 家具及固定装置[pdf].
在下列情况下,你亦须提交申请书:
- 您需要帮助确定产品/服务的供应商.
- 您的购买请求不符合其他 Ways To Pay.
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- 我需要附上什么?
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你可能需要在申请书内附上以下文件:
- Price Quote/Estimate.
- Scope of Work [pdf]、建议书、谅解备忘录或未签署的合同.
- 软件技术征用影响评估表(TRIA.
- 活动招待表格[pdf].
- 装置、家具及设备安装许可证申请[pdf].
您可能还需要提供:
- 产品说明(e).g.(零件/型号、数量、品牌/制造商).
- 供应商联系信息(如有).
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- 我还应该考虑什么呢?
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你可能要考虑:
- Supporting 本地和小型企业.
- Requesting insurance for campus events.
你还应该计划你的时间表:
- 你们想要的交货日期是什么时候?
- 你们计划用2-8周的时间进行合同谈判和PO处理吗?
- 你计划好了吗 新供应商的入职培训,这需要额外的处理时间?
- 您是否看过50K以上商品/服务的投标要求?
- Have you considered special approvals 这可能是必需的?
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提交申请单
在整个申请过程中 战略采购-采购服务团队 将作为一个合作伙伴,帮助部门利用他们的采购 电力,利用系统范围的合同,遵守联邦和州的指导方针,并建立 与新供应商的关系.
- 如何提交申请?
- 部门通过提交申请 FTS after receiving training. 一旦获得批准官员的批准,采购申请单就可以提供给采购部门
服务团队第二天进行处理.
有关详细说明,请参见 Requisition tutorial.
- 部门通过提交申请 FTS after receiving training. 一旦获得批准官员的批准,采购申请单就可以提供给采购部门
服务团队第二天进行处理.
- 提交申请后会发生什么?
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一旦申请单被提交并批准 FTS,分发给采购服务队. 他们将审查请求, 确认价格和可用性,协商条款和条件(如需要),以及 然后将申请单转换为采购订单(PO). 订单将被发送到 供应商,并在双方同意条款和条件时定稿.
Important: 在PO最终确定之前,部门不应该向供应商下订单.
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- 我的部门的职责是什么?
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不代表菠菜网lol正规平台签署任何合同. See 合同政策的授权.
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Review the 采购付款指引 看看这是否是正确的采购选择.
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输入申请单 FTS.
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在适当的时候提供报价/备份文件.
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对于不属于FTS的新供应商,您必须从以下选项中选择一个 在作为供应商的申请中:
-新供应商(编号000004233)
-投标供应商(编号0000043480)
-供应商编号$ VALUE(编号0000043479) - 有关上述供应商的更多信息,请参见 新供应商申请流程.
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- 我可否向同一供应商多次采购?
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当您想要使用一个供应商时,我们可以设置一揽子采购订单(BPO) 在规定的范围、期限内对商品或服务提出多项要求的 同一财政年度内.
BPO上要求的金额应该反映你整个财政年度的需求. 如果你不确定请求的金额,研究费用或回顾你以前的 purchase history. 这个金额应该包括运费和税. BPO’s may not exceed $49,999.Please see Blanket Orders 详细信息.
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- 什么时候需要征求意见?
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当申请量超过一定金额时,我们作为犯罪现场调查组有责任 校园考虑来自其他供应商的邀请并参与竞争 bidding. 与不同类型的采购请求相关的要求见下文。 按金额计算.
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- 招标投标限额和要求是什么?
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投标限价门槛由申请和商品的金额决定 type.
Please review the 投标限制的门槛和要求 了解您的采购的处理时间和投标要求 requests.
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- 有办法加快招标过程吗
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By utilizing an SB/DVBE Option [pdf],部门可绕过招标程序购买价值介乎两者之间的货品/服务/资讯科技 $5,000.01 and $249,999.99元(如属公共工程合约,最高可获罚款33.3万元) 至少两家此类企业的报价.
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发出采购订单
在采购服务团队与供应商完成申请后,他们 是否会向供应商和部门联系人发出采购订单. The department 然后可以要求履行他们的商品/服务吗.
当PO发出时,我们的财务系统也会预留总金额 PO作为预算目的的“负担”. 你可以用 如果发票金额等于或少于产权负担,则为PO. To learn how to 运行财务报告,请参阅我们的 培训和教程.
Important: 在PO发出之前,不应支付货物/服务.
- 订单发出后会发生什么?
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一旦PO完成,部门和供应商会收到一份PO的复印件.
本部门负责:
- 跟踪供应商,确认交货时间和状态
- 验证发票提交给付款服务
- 确保所有文档都引用了订单号
- 收到货物或批准付款时,及时响应付款服务 required.
供应商负责:- 按照订单的要求完成订单
- 提交付款发票
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- 如果我的订单有问题,我应该联系谁?
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本部门应与供应商合作解决其订单中的任何问题. This includes:
- Damage to goods
- Missing items
- Returning a product
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- 我如何向供应商付款?
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在您收到产品/服务后,供应商或部门将需要 to submit an invoice to Payment Services.
如果发票金额等于或,则只能根据PO处理付款 少于留置金额.
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- 如何更改或关闭订单?
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当PO的余额为0美元时,它应该自动关闭. If you need 要增加、减少或关闭PO,请参见 Change Orders page.
我们建议各部门 检讨他们的公开合约[pdf] 在财政年度结束前关闭,如果订单已经完成.
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Additional Guidelines
根据所采购的商品或服务,提供补充文件 和/或指导可能适用于您的申请. Please see the Forms and Resources.